Avec une supervision minimale, le(la) responsable administratif RH planifie le programme de travail de l’équipe en définissant le rôle du service et en lui donnant la latitude nécessaire pour atteindre ses objectifs. Il/elle analysera également les cas pour lesquels il n’existe pas de précédent et recommandera la marche à suivre.
sous la supervision du chef de division de CHRM.2 qui définit le champ des responsabilités, les objectifs, les priorités et les délais conformément aux exigences opérationnelles et sous la direction du chargé principal d’administration RH, le responsable administratif RH assumera les principales fonctions et responsabilités suivantes :
préparer les documents administratifs relatifs au personnel régulier et temporaire, aux assistants techniques, au personnel détaché et au personnel de projet. Parmi ces documents figurent notamment les contrats du personnel (recrutement/renouvellement), les promotions du personnel et toute autre activité liée au traitement des contrats
concevoir des modèles et des lettres de cessation de service du personnel, les prises de fonction, les transferts, les promotions, les renouvellements de contrats, les confirmations, les congés sans solde et les attestations de service
coordonner le processus de vérification des références des employés, afin de vérifier toute une série d’informations sur les candidats, notamment les antécédents d’emploi, les qualifications universitaires et les contrôles de sécurité
s’assurer, en liaison avec la section des archives, que les dossiers du personnel sous format électronique et en version papier sont à jour
en liaison avec la Direction, assurer le recrutement des prestataires de services de l’administration RH tels que les fournisseurs de services de restauration, l’agence de vérification des références, etc., conformément aux règles de passation des marchés de la Banque
coordonner gestion des prises de fonction du personnel de la Banque, des assistants techniques, du personnel détaché et du personnel de projet, ainsi que la gestion des transferts du personnel, des mouvements du personnel, notamment les promotions et les départs
assurer l’administration des personnes à charge du personnel pour les membres du personnel nouvellement recrutés et les actualisations/modifications apportées par le personnel en poste
assurer l’analyse de toute évolution liée à l’administration des contrats et aux mouvements du personnel, notamment les assistants techniques, le personnel détaché et le personnel de projet, et en présenter les rapports à la Direction des Ressources Humaines
identifier les domaines nécessitant l’automatisation et l’amélioration des processus, procédures et formulaires de l’administration RH, afin d’optimiser l’efficacité et la fiabilité de l’unité et recommander les améliorations nécessaires au niveau des processus et des documents dans d’autres domaines ayant une incidence sur l’efficacité et la fiabilité de l’administration RH
assurer le suivi des périodes d’essai et initier le processus de confirmation du personnel
assurer l’intégration des périodes d’essai/de renouvellement de contrats dans les systèmes SIRH de la Banque
veiller à ce que tous les paiements liés aux entretiens et à l’intégration du personnel soient effectués. Cela inclut notamment le paiement des services d’interprétation indépendants, les frais de restauration et d’hébergement des candidats et des membres du jury, les billets d’avion des nouveaux membres du personnel, les coûts liés aux conférences vidéo lors des entretiens, etc.
préparer les attestations de service sollicitées par des parties externes, assurer l’ouverture de comptes bancaires et fournir des attestations, le cas échéant.
Travailler avec les équipes de Services clients : HR Avantages(Allocations), HR Payroll HR Master Data & HR Employee Help Desk, dans la résolution des problèmes et des questions des employés.
Collaborer avec les juristes et les unités en charge du support et de l’assistance juridique sur les questions RH relatives à l’administration des contrats, des séparations et des problèmes disciplinaires.
Fournir des orientations et des conseils aux membres du personnel, aux collègues, aux Renouvellement de contrat, Séparation, Suspension…)
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
Minimum un master ou un diplôme équivalent en gestion des ressources humaines, technologies de l’information, comptabilité , des sciences juridiques ou autres disciplines connexes.
Minimum quatre (5) années d’expérience professionnelle concrète pertinente au sein d’une unité informatisée traitant un volume important de données.
Expérience pertinente et pratique dans les domaines des ressources humaines, de l’administration du personnel et dans le conseil juridique
Une personne très axée sur le client est recherchée.
Proactif, personne orientée solution, désireux de résoudre les défis par l’innovation
Capacité à mettre en œuvre des activités d’amélioration continue des processus, avec un sens aigu du détail
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, et à respecter des délais stricts dans un environnement de travail sous pression
Travailler de façon autonome, et coordonner avec ses pairs et d`autres experts en RH dans une équipe multiculturelle et multidisciplinaire
Faire preuve de tact et de diplomatie en travaillant avec les clients et les autres membres de l’équipe
Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et/ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
Compétence dans l’utilisation des applications de Microsoft Suit applications telles que Word, Excel, Access et PowerPoint
Maîtrise de SAP ou d’autres systèmes intégrés de planification des ressources d’entreprise (ERP), de préférence dans les modules ressources humaines (RH) et finances (FI). |