Responsabilités et activités clés :
1- Secrétaire :
-Effectue toutes les opérations du secrétariat mais se distingue pour partie de ses fonctions par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité
-Effectue les opérations de transmission et traitement des informations, nécessaires à la bonne marche des services et à ses relations internes et externes.
- Assure ponctuellement l’accueil du public par alternance. Vient le cas échéant en appui du travail de secrétariat assuré par les agents dans le cadre de leurs missions.
- Tenue du journal de caisse de la structure.
-Participe à la gestion administrative du paiement des salaires et indemnités de l’ensemble des intervenants de l’association ainsi que les retenues légales (cotisations sociales, timesheet, etc.)
-Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services, ainsi qu’avec les élus.
- Diffdes notes de service : rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse.
- Classe et archive les documents de la direction
- Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes :
- Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail
- Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables ….
- Réalise et / ou centralise les comptes rendus.
- Prise de notes dans des réunions
- Assure, en tant que collaboratrice du Coordinateur, son secrétariat personnel classique : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements. L’affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance …..
2- Caissière :
-Fais les approvisionnements de la caisse
-S’occupe des règlements en espèce
-Enregistre les opérations dans le journal de caisse
-Fais le procès-verbal de la caisse avant et après les approvisionnements
Autre :
- Exécuter toutes autres activités concourant à la bonne marche de l’association
- Aider à l’organisation administrative des formations et ateliers organisés par l’association
SAVOIR :
-Maîtrise des outils bureautique : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers
- Savoir s’organiser efficacement
- Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative
- Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication : téléphone et internet
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
- Bonne expression orale et écrite
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
- Capacité d’adaptation
- Une bonne connaissance de la comptabilité
-Une bonne connaissance et/ou expérience des règles et procédures de décaissement des projets financés par les partenaires techniques et financier.
-Une bonne maîtrise des langues de travail : français et anglais.
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Niveau d’étude supérieur en gestion commerciale, en finances comptabilité ou équivalent. |