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Objectifs spécifiques et activités associées
1. Assure la bonne gestion financière et comptable
Assure le respect des procédures financières sur la base de Kidal selon le manuel des procédures administratives et financières
Gestion de la comptabilité
-Tenue de la caisse et des journaux
-Gère la caisse quotidiennement.
-Entre dans la main courante Excel, toutes les factures se rapportant aux mouvements comptables de sa base (Kidal) selon le plan comptable et le Budget.
-Effectue les différents paiements (avance sur salaires, factures …) sur base de pièces justificatives valables (qui répondent aux critères de recevabilité: date, nom du fournisseur, description de l’article, quantité, prix unitaire, montant en chiffre et lettre, signature du responsable pour lequel la dépense a été réalisée, etc) et après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.)
-Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données
-Assure un contrôle de caisse quotidien
-Effectue une fois par semaine une vérification de caisse (des journaux et des pièces justificatives) sous la supervision du Responsable de Base
-Vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture.
-Fait des propositions d’amélioration des procédures internes.
-Paiement et suivi des perdiems des équipes Aide
-Paiement des frais de vie des malades, des accompagnateurs et des agents de santé lors des évacuations
-Gestion des avances professionnelles :
-Tenue du cahier des avances
-Suivi de la justification des avances remises
-Justification du solde des avances à chaque fin de mois
-Joint la DA à chaque avance
-Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables
-Envoi toutes les deux semaines au Responsable de Base les mains courantes à jour
Gestion de la clôture comptable
-Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
-Effectue les copies des pièces comptable et transmet les originaux à la coordination avant le 5 du mois
ü Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables.
-Envoie un pack comptable mensuel avec :
-IPC scannés et signés
-Main courante
-Liste des fournisseurs ajoutés à la main courante
-Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…)
-Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances
Gestion des finances
-En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
-Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base 2 fois par mois, et les transmet au responsable de base.
-S’assure de disposer du budget de la mission et du suivi Budgétaire à jour
Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au Responsable de Base, qui comprend
-Le solde de ses caisses/banque
-Les avances ouvertes avec justification
-La situation du paiement des primes des CSCOM
-Le nombre de personnes évacuées par mois
-La liste des pièces manquantes
-Les différents appro cash terrain
-Les congés pris sur sa base
-Tout événement RH survenant sur sa base
-Tout autre élément jugé nécessaire |
