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Le Manager Logistique – Projet Fonds mondial est responsable de la gestion des achats et de l’ensemble des opérations logistiques relatives au projet Fonds mondial au sein de the Children. Il devra également apporter une assistance technique pour le renforcement des capacités des six (06) sous-récipiendaires du projet, en vue de l’amélioration continue de la qualité des opérations logistiques exécutées à leur niveau. Il travaillera sous la responsabilité du Directeur Adjoint Chargé de la Mise en Œuvre, et la supervision technique du Responsable Logistique du Bureau Pays.
Spécifiquement, le Manager Logistique – Projet Fonds mondial aura pour responsabilité de :
.Piloter, superviser et contrôler les opérations d`achat et d`approvisionnement relatives au projet Fonds mondial
.Coordonner le développement et la mise à jour du plan d’achat du projet
.Diriger la mise en œuvre du plan d’achat, et toutes autres opérations d`approvisionnement
.Garantir le respect des délais
.Rendre compte de l’avancement des processus d’approvisionnement
.Préparer un rapport mensuel consolidé de suivi des demandes d`achat
.Mettre en place des indicateurs clés et des tableaux de bord pour mesurer la performance des actions menées : taux de rotation des stocks, délais de livraison, taux de disponibilité...
.Analyser les performances des fournisseurs par la mise à jour et la tenue d`indicateurs
Effectuer des enquêtes de marché régulières pour s`assurer que the Children reçoit le meilleur rapport qualité-prix
.Optimiser les processus d`achat et d`approvisionnement
.Assurer la coordination avec les départements/bureaux pertinents, internes ou externes et s`assurer que tous les documents d`approvisionnement sont complets et accessibles.
.Diriger le choix et les négociations avec les prestataires du projet Fonds mondial
.Compiler et organiser les commandes recensant l`ensemble des besoins en produits et services, conformément au plan d’achat établi
.Développer les cahiers des charges et dossiers d’appels d’offre
.Coordonner le processus de sélection des prestataires et fournisseurs susceptibles de répondre au cahier des charges et commandes défini sous forme de contrats cadres et de contrats d’achat
.Diriger les négociations avec les fournisseurs et définir les modalités du contrat (tarifs, délais de livraison...)
.Mettre en place un plan d`approvisionnement avec les fournisseurs sélectionnés.
.Gérer les contrats des fournisseurs du projet Fonds mondial
.Préparer les demandes de propositions et gérer les processus contractuels / appels d`offres
.Assurer la gestion administrative des contrats, en faisant un suivi ponctuel de leur durée, du respect des clauses contractuelles par les fournisseurs et par the Children, et en assurant les correspondances avec lesdits fournisseurs
.Garantir un classement adéquat et efficace des dossiers contractuels du programme, en collaboration avec le Support Service Officer
.Participer activement à la récolte des informations nécessaires à l’évaluation et à la sélection des fournisseurs préférentiels, en lien avec le Supply Chain Coordinator
.Fournir un appui proactif dans la gestion des fournisseurs préférentiels, en identifiant toutes améliorations contractuelles qui pourraient assurer un meilleur support au programme
.Diriger les autres opérations Logistique et de la chaîne d’approvisionnement relatives au projet Fonds mondial
.En collaboration avec le Responsable informatique et le Département finance, mettre à jour le registre des biens, la liste d`inventaire des biens et la liste d`inventaire des consommables et produire des rapports mensuels
.Effectuer des vérifications mensuelles et ad hoc d`inventaire physique
.Superviser le transport de marchandises conformément aux procédures the Children, y compris les questions douanières, la documentation, le suivi et le dépôt.
.Coordonner la gestion des véhicules du projet.
Diriger le renforcement des capacités des sous récipiendaires sur la gestion logistique
.Evaluer les pratiques de gestion logistique au niveau des sous-récipiendaires, identifier les besoins d’assistance technique, et proposer une méthodologie et des outils pour le renforcement des capacités des sous-récipiendaires en gestion logistique et de la chaîne d’approvisionnement
.Coordonner le renforcement de capacités et l’assistance technique des sous récipiendaires pour l’amélioration des pratiques et procédures logistique et de chaîne d’approvisionnement, en vue de satisfaire exigences du fonds Mondial et de the Children
.Garantir la mise en place et le fonctionnement d’un système de traçabilité et de bonne gestion du matériel roulant des sous récipiendaires
.Appuyer les sous récipiendaires dans la réalisation des inventaires du projet.
.Gestion des ressources humaines
.Définir des objectifs de performance en collaboration avec les superviseurs et travailler à leur réalisation
.Définir de manière consensuelle les objectifs de performance des staffs sous sa responsabilité
.Suivre et évaluer la performance du personnel sous sa responsabilité, en collaboration avec les superviseurs techniques (si applicable)
.Evaluer les besoins en renforcement de capacités et soutenir le développement professionnel des membres de l’équipe
Superviser la réalisation des formations identifiées au profit du staff sous sa supervision
.Superviser au jour le jour le personnel et s’assurer que les tâches et les activités définies, planifiées et exécutées concordent avec l’objectif général et les objectifs spécifiques du projet.
.Veiller au respect des Politiques et procédures
.Participer à la mise en œuvre des règles de sauvegarde de l`enfant et veille à ce que tous les partenaires respectent ces règles
.S’assurer que la conformité aux politiques de the Children est documentée par des vérifications systématiques des dossiers d`approvisionnement et de logistique
.Respecter et faire respecter les procédures de SCI par l`ensemble des partenaires notamment en matière d`élaboration des accords avec les partenaires, la passation des commandes et marchés, d`utilisation du logo de SCI.
.Assurer toutes autres tâches selon les besoins du programme |
