Rôle 1 : Logistique, Administration et Ressources Humaines :
– Gestion du système d’approvisionnement (Réception des besoins par mail avec codes budgétaires à pro-forma), finaliser et documenter le choix des fournisseurs selon les seuils, élaboration des Bons de commande, des contrats, des demandes de paiement selon les seuils fixés, mise en place de la liste des fournisseurs/prestataires agréés)
– Organisation des réunions, ateliers, rencontres, séminaires
– Gestion des magasins, des stocks, des équipements (inventaires, enregistrement des biens dans le registre, codification…)
– Gestion du parc auto, motos, pinasse, pirogue, générateur (ravitaillement en carburant, gestion des TOMCARD, suivi des maintenances et réparations, utilisation des carnets de bord, organisation du planning des mouvements)
– Etablir les correspondances et les ordres de mission pour le bureau
– Assurer la bonne utilisation et le bon fonctionnement des moyens de communication y compris les thurayas
– Mettre en place et suivre le système d’archivage des documents administratifs et légaux du programme HARANDE sur la base de Douentza.
– Suivi des congés
– Superviser le travail du secrétaire réceptionniste, du chauffeur, des pinassiers et des gardiens de la société de gardiennage
– Appuyer au recouvrement des allocations auprès de l’INPS.
Rôle 2 : Finance et comptabilité
– Elaboration du budget mensuel de trésorerie de la base
– Prise et gestion des avances de projet
– S’assurer que les avances sont justifiées à temps par des documents appropriés et conformes à la procédure de CARE
– Vérification des dossiers de paiement et des codes budgétaires
– Saisie des pièces comptables dans le système et s’assurer de l’approbation et du posting
– Tenue de la caisse et vérification des dépenses de la petite caisse
– S’assurer d’un comptage de caisse régulier
– Effectuer les paiements dans le système en lien avec Coordinateur Financier de Sévaré (Paye cycle)
– Emission des chèques et des ordres de virement et payement orange money
– Faire signer les copies des chèques/lettre de virement et acquittement des factures par les bénéficiaires
– Classer les pièces comptables
– Faire les réconciliations bancaires
– Informer le Finance and Officer de Mopti ainsi que son superviseur de tous les ajustements nécessaires ou autres anomalies constatées
– Appuyer dans la préparation et à la conduite des audits
– Effectuer toutes autres tâches qui lui seront confiées par le District Lead de Douentza |