-Gestion de l’agenda du DG et des Chef de projets
-Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les usagers de l’établissement
-Tenir l`agenda du DG
-Gestion du courrier et classement des dossiers
-Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
-Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l`entreprise
-Constitution et préparation de dossiers
-Organiser et animer les services généraux (entretien etc…)
-Réalisation de mailing, appui marketing
-Assurer la gestion des demandes de réservation d`hôtel, salle de séminaires
-S`informer sur l’actualité et faire le point au DG
-Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.
-Appui ponctuel aux chargés de missions de la DG
-Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions chefs de services…)
-Traiter les demandes d’autorisation pour certaines manifestations (tournages, interviews extérieurs…)
-Assurer la gestion des cartes des distributeurs et des commandes
Description du profil
du candidat:
COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES
-Compétences théoriques
-Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
-Bonnes capacités rédactionnelles
-Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Savoir-faire opérationnel
-Excellente expression orale et rédactionnelle
-Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)
-Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
-Analyse et gestion des demandes d’information.
-Capacité d’organisation, polyvalence
-Aptitude à travailler en équipe Discrétion
-Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
Savoir-faire comportementaux
-Discrétion, sens de la confidentialité
-Bon relationnel, bonne présentation,
-Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
-Bonne capacité de résistance au stress
QUALITÉS RECHERCHÉES
- Techniques : Management de projet, Budgets et contrats, Négociations
- Relationnelles : Compétences interculturelles, Adaptabilité et gestion des priorités, Autonomie,
- Travail en équipe, Communication et sens du relationnel.
- Déplacement : 50 % du temps en zone rurale
- Bureautique : Excel, Powerpoint, MS Project
- Permis B requis
Informations Complémentaires:
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