Pour ses activités, la GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH) peut compter sur une expertise régionale avérée, un vaste savoir de spécialiste et des compétences managériales éprouvées. En sa qualité d’entreprise fédérale, elle aide le gouvernement allemand à concrétiser ses objectifs de coopération internationale pour le développement durable.
Pour appuyer son bureau des 2 Plateaux (Cocody Abidjan), la Direction de la GIZ lance un avis de recrutement pour un/une :
- Réceptionniste, CDD 1 an renouvelable
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
Représentation de la GIZ II Plateaux centrée sur les clients et le service :
Accueil téléphonique irréprochable, accueil personnel des visiteurs et espace d’attente soigné
Services téléphoniques
Gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants
Exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat.
B. Attributions
1. Services d’accueil téléphonique et de réception
Le/la titulaire du poste
Répondre au téléphone, transmettre, reprendre ou traiter les appels et les messages
Établir des notes concernant tous les appels qui n’ont pu être traités directement par les collaborateurs ou les collaboratrices concerné(e)s, leur indiquer l’identité de l’appelant, l’heure et le contenu de l’appel
Utiliser le répondeur téléphonique (le mettre en service et l’arrêter à l’heure prescrite, vérifier son bon fonctionnement, consulter les messages)
S’occuper selon une procédure de routine du courrier entrant et du courrier sortant, y compris les télécopies, les messages électroniques, les colis et les messages à délivrer personnellement
Accueillir et orienter les visiteurs
2. Travaux et services de bureau
Le/la titulaire du poste
Enregistrer / consigner quotidiennement le courrier, les télécopies, les messages électroniques entrants et sortants
Trier et distribuer les messages électroniques et les télécopies, ainsi que les autres documents officiels entrants
S’occuper de diriger / réceptionner les documents ou paquets destinés au bureau, aux services gouvernementaux, ambassades, etc. ou en arrivant, et en assumer la responsabilité
Veiller à la disponibilité de magazines
Traitement de frais de mission et leurs décomptes en collaboration le Bureau GIZ
3. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
Gérer le stock du matériel bureautique de la commande à la livraison. Enregistrer les entrées et sorties. Assurer le suivi des commandes du matériel bureautique et consommables des projets.
Suivi de la maintenance/entretien des installations et bâtiment.
Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur |