I. RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE
Titre : Assistant Achat et logistique
Grade : G5
Lieu d`affectation :
Durée : 6 mois avec possibilité d`extension
Sous l`autorité directe de Responsable Achat et logistique
Sous l`autorité générale de RMO)
Date limite de dépôt : 25 Janvier 2019
II. CADRE ET CHAMP D`ACTIVITE ORGANISATIONNEL
Fondée en 1951, l`OIM est l`organisme des Nations Unies chargé des migrations et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L`OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES
Sous la supervision directe duResponsable achat et logistique, et sous la supervision générale du RMO), l`assistant achat et logistique, en accord avec les procédures et réglementations de l`OIM, aura les responsabilités suivantes
Achat de l`équipement de bureau, des fournitures, du matériel et du mobilier de bureau requis
Soutenir l`organisation d`ateliers, d`évènements, et d`activités de l`OIM
Après avoir reçu une demande d`achat pour l`achat d`équipement et / ou de fournitures de bureau (avec les spécifications) du gestionnaire de projet ou des adjoints aux programmes, présenter les soumissions à l`approbation du responsable, informer et soutenir l`acquisition des matériels et services en respectant les règles de l`OIM, et en faisant le suivi avec les équipes de l`OIM pour les dates de livraisons nécessaires
Coordonner étroitement et s`assurer que tous les achats liés au projet soient examinés et approuvés par le gestionnaire de projet
Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et l`élaboration de bons de commande
Coordonner avec le service des finances pour s`assurer qu`avant la commande et la livraison définitives de l`équipement / du matériel, le code du projet, le code de compte et le poste budgétaire aient été déterminés
Recevoir et examiner les demandes pour la clarté des spécifications, obtenir des informations supplémentaires si nécessaire et assurer la liaison avec les départements utilisateurs et, si nécessaire, confirmer que les ressources budgétaires nécessaires existent avec l`Unité des finances
Préparer les bons de commande / contrats et s`assurer que le gestionnaire de programme, le
RMO, le COM et le FPU / MAC reçoivent l`autorisation financière conformément au seuil d`autorisation d`achat
Assurer la livraison en temps opportun des fournitures et du matériel achetés. Suivi avec le
fournisseur pour le système d`approvisionnement et le statut de l`article fourni à sa destination comme l`installation, la mise en service, etc.
En coordination avec le chef de projet et le RMO, vérifier toutes les fournitures livrées et s`assurer qu`elles sont appropriées et conformes aux spécifications requises, comme indiqué dans le bon de commande
Tenir des registres de toutes les transactions traitées en veillant à ce que le système de remplissage soit efficace pour l`enregistrement de toutes les citations, des copies des relevés de dépenses, des reçus, des formulaires de commande locaux, etc.
Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande / contrats et les biens / travaux / services reçus et faire un suivi auprès de l`unité des finances pour s`assurer que les comptes des fournisseurs soient réglés à temps
S`assurer que les procédures administratives et les normes appropriées de l`OIM pour le suivi, les enchères, la commande et la gestion des stocks sont strictement respectées. Préparer des documents d`appel d`offres et de passation de marchés, des modifications, des contrats dans la correspondance et l`approbation de l`unité LEG avant de s`engager dans la procédure de passation de marché
En coordination avec le responsable de l`approvisionnement et de la logistique, tenir un registre des immobilisations, veiller à ce qu`il soit régulièrement mis à jour et enregistrer toutes les informations pertinentes concernant l`utilisation et la restitution de toute immobilisation empruntée par le personnel
Suivre les mouvements quotidiens des chauffeurs. Coordonner, planifier et superviser l`exploitation des besoins de transport des programmes, développer et gérer une flotte et les moteurs de la mise en oeuvre des activités du programme. Mettre en place un bon système d`expédition et de suivi des véhicules. Assurer que tous les chauffeurs tiennent correctement leur journal de bord. Surveiller les journaux de bord des véhicules sur une base hebdomadaire
Conduire et suivre la consommation de carburant de tous les véhicules et soumettre un rapport mensuel au RMO
Effectuer d`autres tâches connexes selon les besoins. |