L’assistant (e) de direction est rattaché(e) au Directeur Général, il /elle a pour mission d’apporter un support pour les travaux de saisie, de classement du courrier, de gestion d’agenda et la réalisation d’activités particulières à la demande de sa hiérarchie. Au titre des activités de secrétariat • Recevoir et assurer la diffusion des courriers
• Recevoir, répondre et assurer le filtrage des appels téléphoniques
• Rédiger les courriers à partir des consignes orales et manuscrites
• Accueillir et installer les visiteurs
• Assurer l’accueil téléphonique
• Assurer la transmission des consignes du Directeur aux structures
• Assurer l’organisation du classement et l’archivage de la documentation physique et électronique
• Gérer la collation et s’assurer de sa disponibilité. Au titre des activités d’assistant (e)
• Préparer et organiser les réunions, les déplacements /voyages d’affaires
• Organiser les rendez-vous et planning
• Traduire les documents du français en anglais et vice versa • Assurer l’interface avec des interlocuteurs tant en internes, qu’externes
• Assurer la corrélation avec les autres structures du groupe
• Faire le reporting Journalier ou Hebdomadaire
Description du profil
du candidat:
Compétences requises
• Connaissance des techniques de gestion de l’agenda
• Etre capable de travailler avec un agenda électronique
• Etre capable d’appliquer les principes de gestion du temps pour une planification efficace
• Bonne capacité de rédaction
• Etre capable de traiter les appels téléphoniques de manière conviviale et courtoise
• Etre capable d’analyser les informations
• Connaissance des règles pour l’accueil des visiteurs
• Etre capable de gérer poliment les interlocuteurs exigeants • Maîtrise de l’outil informatique (internet, Outlook, Word, Excel, Powerpoint etc.)
• Connaissance du français oral/écrit -avancé
• L’Anglais serait un atout.
Aptitudes professionnelles
• Sens de l’organisation
• Force de proposition
• Rigueur et disponibilité
• Sens de la confidentialité et de la discrétion • Sens des relations publiques
• Proactivité
• Sens de l’intégrité
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Capacité de synthèse
• Capacité d’adaptation
• Bonne expression orale
• Bonne présentation.
Informations Complémentaires:
Veuillez faire parvenir votre CV détaillé et une lettre motivation au plus tard le 02/12/2019 à recrutement@ivoiresoftservices.net NB: merci de préciser en objet le titre du profil recherché svp