L’Assistant(e) Logisticien appuie le Log Base dans la plupart de ses tâches en ce qui concerne la mise en œuvre et l’exécution des projets dans la région de Mopti selon les procédures de COOPI, en même temps qu’il s’occupe de toutes les activités d’assistance non-médicale liée (la nourriture, logement, et des articles non alimentaires essentiels) ainsi que des achats.
Responsabilités spécifiques
- Il/Elle est chargé de suivre avec son responsable hiérarchique, la mise en place de toutes les activités logistiques de l’ensemble du site
- Réaliser des missions terrains dans le cadre des ses activités sur demande de son supérieur hiérarchique
- Assure le respect des procédures logistiques de COOPI et les normes en vigueur au Mali dans son champ de compétences
- Supervise et contrôle les achats non médicaux et les approvisionnements logistiques du site en lien avec le logisticien de base.
- Participation à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement du service, et ceci à la demande de responsable selon les besoin.
Objectif 1 : Gestion, maintenance et réhabilitation des bâtiments
En lien avec son responsable hiérarchique, il/elle :
- Assure l’aménagement et sécurisation des bâtiments COOPI selon les besoins des équipes conformément au projet.
- Assure la maintenance des bâtiments COOPI (électricité, plomberie, maçonnerie, entretien, etc)
- Assure la maintenance et entretien des engins de COOPI et ses partenaires (véhicule, motos, générateur, climatiseurs, etc)
Fait le suivi des approvisionnements en eau et carburant pour générateurs lors de coupures de courant
- Il supervise les achats nécessaires au fonctionnement des bases
Assure la mise en œuvre les travaux programmés
- Suivi des travaux de réhabilitation et d’aménagement des formations sanitaires
Superviser les chantiers et gérer le travail des équipes et /ou des entreprises sélectionnées
- Fournir des comptes rendus périodiques de l’avancement des travaux.
Objectif 2 : Gestion des approvisionnements
Dans le respect des procédures COOPI en collaboration avec le logisticien de base
- Préparer les documents d’achats des travaux de réhabilitation à transmettre au log Base en fonction des commandes reçus
- Gères les commandes au niveau local, estime les besoins et commande des consommables du bureau sur la base de la consommation moyenne mensuelle
- Réceptionne les commandes et contrôle les livraisons
- Faire les achats suivants les instructions du logisticien de base
Fait le suivi des expéditions : tenu des way bill, fait le colisage des envois à effectuer
Il organise le chargement/déchargement des marchandises dans les véhicules
Veille au respect des normes de stockage des médicaments et consommables
- Gère les avances liées à l’achat dans les respects des procédures et des délais
Rédige un récapitulatif des achats dans son rapport hebdomadaire.
Objectif 3 : Gestion de stocks
- Mise en place et agencement des stocks en fonction des besoins et des types de produits
En collaboration avec le Log Base, fait le suivi de stock, l’anticipation des commandes et des ruptures de stock, suivit des commandes
- Assure la bonne tenue des documents de gestion de stocks (fiche de stocks, bon de sortie, inventaires, etc)
- Identifie clairement les articles entreposés selon leur financement
- Fait un inventaire trimestriel et annuel du matériel et mobilier de la base de COOPI à transmettre au log base pour compilation pour la région de Mopti
- Veille à ce que les sorties des stocks ne soient faites que par les personnes autorisées.
Objectif 4 : Gestion du parc équipement
- Dans le respect des procédures COOPI, faire le suivi en collaboration avec le log, la planification des mouvements des véhicules et des motos, le suivi des consommations mensuelles des moyens de locomotion ainsi que du générateur.
- Assister le log base dans le suivi du matériel de communication et informatique attribué aux équipes : attribution du matériel (fiche de remise/reprise), formation des équipes, inventaire et maintenance,
Objectif 5 : Gestion des fournisseurs
- Négocier des prix avec les fournisseurs
Prépare les cotations telles que demandées soit par le terrain, sous la supervision de log base
- Met à jour fréquemment le catalogue fournisseur (ou registre fournisseur).
Objectif 6 : Gestion de la sécurité
- s’assure de la bonne compréhension des règles de sécurité, de leur harmonisation et de leur appropriation
- Participe à la mise en place des dispositifs de sécurité sur les bases de COOPI (extincteurs, malles d’urgences,…)
- Veille aux respects des règles sécuritaire sur la base COOPI
- Assure le suivi des malles d`urgences et malles médicales, leur vérification régulière et le remplacement des éléments périmés.
Peut être amené à participer aux réunions sécuritaires inter-ONG.
Objectif 7 : Participation à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement du service, et ceci à la demande de COOPI selon les besoin.
- Il/Elle peut être amené(e) dans le cadre de ses fonctions à effectuer d’autres tâches sur demande expresse de son supérieur hiérarchique.
- Il/Elle peut être amené, dans le cadre des activités COOPI à conduire les véhicules COOPI (voiture/moto) |