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-Organiser et gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Général
-Organiser et gérer les déplacements du Directeur Général, des collaborateurs et des consultants/partenaires externes (Ordre de mission, lettre d’invitation, réservation d’hôtel, billets d’avion, etc.…)
-Participer aux réunions, au besoin, pour la rédaction des compte rendus et procès-verbaux
-Rédiger des documents selon les directives du supérieur hiérarchique (communiqués, mails, notes, rapports, présentations, compte rendu et procès-verbaux...)
-Assister les collaborateurs de la Direction pour les tâches administratives (initiation de BA, réception des factures sous IFS, etc.)
-Collecter, synthétiser et diffuser les informations pertinentes aux membres de la Direction
-Planifier/organiser/coordonner/animer au besoin les évènements de la Direction et inciter les collaborateurs à y participer
-Veiller à la gestion optimale des ressources matérielles de la Direction
-Faire un suivi des dépenses de la Direction (Petty cash, budget de la direction, sortie de caisse) et des notes de frais du Directeur Général
-Assurer la liaison avec les autres départements de l’entreprise, avec les partenaires et/ou avec des instances externes le cas échéant
-Tenir à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité administrative et fournir des rapports périodiques détaillés au supérieur hiérarchique au besoin
-Effectuer le classement et l’archivage (physique et électronique) des documents nécessaires à son activité afin de garantir une accessibilité permanente. |
