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1) Mise en œuvre des activités organisées par Abidjan:
• Assister dans le processus de mise en œuvre des activités en assurant le respect des
règles et procédures internes, de l’élaboration et la soumission des demandes
d’activité, en passant par le budget, les demandes d’achat jusqu’à la mise en œuvre
des activités et l’élaboration de rapports et l’archivage
• Participer à la gestion de la correspondance des équipes de programme avec les
autorités nationales et locales
• Participer à la Gestion d’événements pour les activités programmatiques transversales
(Sommet d’apprentissage, ateliers internes, Pa& Reflect, événements politiques de
haut niveau à Abidjan)
• Assurer un partage d’information interne efficace concernant les rapports et autres
documents
• Appuyer le processus de publication des rapports par un travail de relecture, mise en
forme et graphisme
• Fournir un soutien administratif, opérationnel et programmatique au besoin.
2) Coordination et suivi des activités en générale:
• Appuyer l’équipe programme dans la planification de leurs activités en fournissant des
outils de planification et en facilitant des séances de planification commune
• Appuyer l’équipe programme dans la soumission des demandes de fonds en compilant
les informations et en assurant la cohérence avec le planning
• Participer à l’Examen les termes de référence de toutes les activités, en s’assurant de
leur conformité avec les objectifs du projet et leur pertinence par rapport au contexte
• Participer aux processus de conception, de gestion et de rapportage des activités afin
de surveiller les décaissements réels par rapport aux décaissements prévus, en
fournissant les informations sur les fonds restants qui peuvent être réintégrés aux
activités futures ou servir à des réductions budgétaires qui doivent être effectuées
• Concevoir et maintenir une base de données sur les petites subventions et dépenses
qui suit le financement et les décaissements des activités par source de financement
• Assurer la gestion des informations relatives aux subventions en supervisant la
maintenance régulière des calendriers de rapportage et la mise à jour de la
documentation et des outils internes de EAI
• Participer à l’améliorer et au maintien du système de gestion de projet pour suivre le
progrès et assurer la soumission des livrables du projet
• Participer au Développement ou à l’adaptation des formulaires, des manuels, des modèles, du matériel et des ressources à utiliser pour la formulation, la mise en œuvre, le suivi et la clôture des activités conformément aux règlements de l’USAID.
3) Gestion des partenariats
• Contribuer, selon les besoins, aux rapports internes, aux plans de travail annuels, aux
rapports trimestriels et mensuels
• Contribuer à la réponse aux demandes de l’USAID et d’autres partenaires externes.
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