Sous la responsabilité hiérarchique du ou de la Responsable Administratif·ve et Financier·ière aura pour mission d’assurer l’ensemble de la gestion des tâches comptables, administratives, financières et des ressources humaines des projets. Il ou elle s’assurera du respect des procédures internes par les équipes projet.
Administration et comptabilité des projets
• Assure la gestion comptable des projets.
• Assure le traitement et le contrôle de la conformité et de l’exhaustivité des pièces comptables.
o Préparation des journaux comptables et saisie des imputations budgétaires
o Saisie et gestion des opérations comptables dans le logiciel SAGA
o Contrôle de la comptabilité générale et analytique
o Classification et archivage des justificatifs
o Transmission des documents comptables au ou à la RAF tous les mois.
• Contrôle les demandes d’achat et effectuer les décaissements selon le respect du budget et des procédures internes et des bailleurs de fonds.
• Assure le suivi des avances opérationnelles (achats et missions terrains, formations …).
• Appuie le ou la RAF dans la préparation des suivis budgétaires internes mensuels et trimestriels.
• Appuie le ou la RAF dans la préparation des rapports financiers bailleurs.
• Contribue au respect des procédures administratives et financières de Solthis et des bailleurs au sein de l’équipe projet.
Administration et comptabilité du bureau pays • Gère la caisse et le compte en banque et tient quotidiennement leur suivi. • Réalise l’inventaire hebdomadaire et effectue les rapprochements bancaires. • Effectue le paiement des perdiem du personnel expatrié. • Consolide et prépare le paiement des cotisations et impôts aux caisses obligatoires de l’ensemble des salariés nationaux. • Assure le bon archivage des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs en fonction des procédures. • Assure les relations avec les services administratifs. • Gère l’archivage des courriers entrants et sortants. • Supervise l’organisation des déplacements sur la mission (transport, transits, visas, réservation d’hôtel) en lien avec l’assistant logistique. • Met à jour les instructions de travail administratives, comptables, financières, RH. • Contribue à la définition et à la mise en place d’outils et procédures. • Contribue à l’application de la procédure de prévention et gestion des fraudes et des abus.
Gestion des ressources humaines projets • Participe aux processus de recrutement (suivi de la publication des offres d’emploi, tri des candidatures, archivage) des projets. • Prépare les documents contractuels et assure le suivi des dossiers administratifs (y compris disciplinaires) et de fin de contrats jusqu’à l’archivage final du personnel des projets. • Contribue au recrutement du personnel des projets : profil de poste, publication des offres d’emploi, organisation des entretiens et test, archivage. • Prépare les éléments variables et la paie des salariés nationaux et les transmet au ou à la RAF pour le paiement des salaires du personnel national des projets. • Assure le suivi les absences et les congés du personnel des projets. • Assure le suivi des avances sur salaires du personnel des projets. Encadrement d’équipe (agent d’entretien) • Supervise le personnel sous sa responsabilité. • Mène les évaluations annuelles et fixe les objectifs du personnel sous sa responsabilité.
Sécurité • Contribue à la bonne application des règles de sécurité mise ne place sur la mission. Informe-le·la Directeur·rice Pays de tout élément d’ordre politique/social/humanitaire pouvant impacter la gestion sécuritaire de la mission.
Description du profil
du candidat:
Formation et expérience :
• Diplôme : Bac + 2 en comptabilité.
• Au moins 5 années d’expérience à un poste similaire dans une ONGI
Compétences et ressources nécessaires à l’exercice de la fonction
• Savoir :
o Gestion comptable et financière.
o Compétences rédactionnelles.
o Langue : Français.
• Savoir-faire : o Maitrise de la gestion comptable, administrative et financière d’une ONG.
o Aisance dans les relations avec les avec les services administratifs (DG Impôts, CNPS, Inspection du travail) .
o Encadrement d’équipe.
o Travail en équipe.
o Analyse, synthèse et rédaction.
o Maitrise des outils informatiques, en particulier suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, SharePoint …) et logiciel de comptabilité (Saga) .
• Savoir être :
o Pédagogue et à l’écoute.
o Bonne capacité relationnelle, sens de la communication, diplomatie.
o Esprit d’équipe.
o Capacités de travail partenarial et en réseau.
o Capacité d’adaptation.
o Esprit critique.
o Autonomie.
• Relations et objet des relations Internes
- Collaboration technique et programmatique.
- Collaboration avec fonctions support (DAF).
Externes - Instances de coordination nationales
- Autorités administratives (CNPS, Direction Générale des Impôts, …)
- Partenaires de la Société Civile
- Autres ONGI - Auditeurs
REMUNERATION Salaire : En fonction de l’expérience sur un poste similaire, selon la grille de rémunération SOLTHIS.
Informations Complémentaires:
COMMENT POSTULER ? Composition du dossier : CV, Lettre de Motivation A envoyer à : recrutement.rci@solthis.org avec l’objet « Administrateur·rice - Comptable – Nom Prénom » Date limite de dépôt du dossier de candidature : 05/12/2024 Procédure : Les candidat·es retenu.es seront contacté·es pour une validation technique et un entretien RH. Toute candidature déposée après ce délai ne sera pas prise en compte. Solthis étudie les candidatures de façon continue et pourra clôturer le recrutement de façon anticipée si un·e candidat·e est sélectionné·e pour le poste.
