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RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Référence de l'offre: 029 / FHI-360
Pays du poste offert: Côte d'Ivoire
Date: 3/20/2020
Nombre de position: 1
    
Description du poste

 
FHI 360 /ALIVE AND THRIVE recrute RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
 
Description du poste
Résumé du projet: 

A&T est une initiative visant à réduire la mortalité, la maladie et la malnutrition causées par une alimentation sous-optimale du nourrisson et du jeune enfant. Alive & Thrive a récemment reçu des fonds pour le financement de sa prochaine génération. La Génération 2 de A&T est un investissement phare de la stratégie de la Fondation en matière de nutrition visant à sauver des vies et à améliorer le développement cognitif des nourrissons.


La première phase de mise en œuvre de A&T, initialement conçue comme une «subvention d`apprentissage», a permis de démontrer que les pratiques optimales d`alimentation du nourrisson et du jeune enfant (ANJE) pouvaient être améliorées rapidement, à grande échelle et dans divers contextes nationaux. Au cours de la deuxième génération, A&T facilitera l`accès à ses expériences antérieures à travers le leadership en matière de connaissances et d`approches régionales elle apportera également un appui technique aux gouvernements, aux ONG et autres institutions qui souhaitent reproduire ou adapter le modèle A&T afin d`améliorer les pratiques d’ANJE et d`intégrer la nutrition maternelle. L`approche de A&T au cours de la deuxième génération est axée sur l`amélioration d’un environnement favorable à la nutrition de la mère, du nourrisson et du jeune enfant (NMNJE), notamment le renforcement des capacités des systèmes à mettre en œuvre des politiques et des interventions de qualité en matière de NMNJE, à l`échelle dans les zones cibles et les zones de réplication. Les stratégies d`apprentissage et le leadership en matière de connaissances s`appuieront sur les leçons apprises, l’utilisation stratégique des données pour orienter tous les efforts et viseront à garantir que les innovations et les nouveaux apprentissages produisent un impact plus grand que la somme de leurs éléments grâce à une application et une diffusion à grande échelle.

La zone CEDEAO a été proposée comme région de réplication pour A&T. La mise en œuvre dans cette région a pour but d’assurer la mise à l’échelle, dans la région, d’interventions efficaces en matière d’ANJE et de nutrition maternelle. A&T prévoit de s`associer avec les réseaux et agences régionaux existants tels que l`UNICEF et de faire avancer les priorités spécifiques nationales du mouvement Scaling up Nutrition (Mise à l’échelle de la Nutrition) dans la région. Le travail de A&T sera axé sur le plaidoyer politique et sur d’autres formes d’assistance technique tel que le renforcement des capacités en matière de communication pour le changement social et comportemental. A&T s’intéressera également à l’utilisation stratégique des données afin d’élever le niveau de priorité et de proposer des solutions d’amélioration des pratiques d’ANJE et de nutrition maternelle. A&T envisage de prioriser quatre pays de la zone CEDEAO en plus des activités qu’elle mène déjà au Burkina Faso et au Nigéria. Il s`agit notamment du Mali, du Niger, du Sénégal et de la Côte d`Ivoire.

Profil du poste

RESPONSABILITES PRINCIPALES:


• Assumer la responsabilité principale de la gestion financière/comptable et administrative des opérations sur le terrain 

• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur Régional et le personnel du siège en matière de budgétisation, de suivi fiscal, de ressources humaines, d`achats et d`infrastructures.

• Veiller à la conformité aux réglementations FHI Solutions de toutes les activités financières, contractuelles et de passation de marchés.

• Veiller à ce que le soutien financier et administratif nécessaire soit apporté à l`ensemble du personnel et des consultants du projet, coordonner la logistique de toutes les activités et s’assurer que les dépenses soient justifiées à temps.



RESPONSABILITES SPECIFIQUES: 


Gestion financière:


● Assumer la responsabilité principale du traitement et de la réconciliation prompte et correcte de la caisse de mini dépenses, notamment la vérification des relevés bancaires, des rapports de dépenses/avances et des états de la caisse de mini dépenses.

● Travailler en étroite collaboration avec le personnel du siège pour assurer la réconciliation des caisses de mini dépenses et pour résoudre les questions relatives aux états des caisses de mini dépenses.

● Préparer le budget mensuel prévisionnel pour le renflouement des fonds de terrain.

● Vérifier et réconcilier les rapports financiers soumis par le personnel de terrain et les consultants fournir un feedback au besoin.

● Vérifier et analyser les factures des fournisseurs afin de s`assurer de leur exactitude et de leur conformité avec les exigences de facturation du client traiter les ordres de paiement en conséquence.

● Assurer la régularité de l’affectation des dépenses selon la source de financement et les catégories de dépenses.

● Travailler en étroite collaboration avec le Directeur Régional et le personnel du siège à la préparation des budgets annuels. Les responsabilités comprennent la tenue à jour des budgets du projet et la préparation des modifications nécessaires, ainsi que la préparation des analyses des lignes budgétaires, le cas échéant.

● Contrôlez la conformité des coûts par rapport aux budgets et aux fonds alloués.




Gestion administrative:


● Tenir à jour les dossiers du personnel ainsi que les fiches de présence de tous les employés. 

● Coordonner les activités du projet avec le Directeur Régional pour une gestion fiscale et administrative rationnelle des activités conformément aux procédures de FHI Solutions. 

● Coordonner les achats locaux d`équipements, de fournitures et de services.

● Faire le suivi des contrats et les consultants locaux.

● Veiller à ce que les pièces justificatives requises soient réunies pour toutes les opérations de passation de marchés.

● Veiller au respect des textes de loi de la Côte d`Ivoire (y compris le droit du travail) et de la réglementation fiscale. 

● Organiser les réunions de travail et les ateliers, notamment le recrutement des conférenciers, la réservation des salles, la planification des pauses-café et la rédaction des comptes rendus selon les instructions.

● Coordonner et organiser les voyages et l`hébergement du personnel et des consultants en visite, y compris la réservation d`hôtels, l`organisation de réunions, l`organisation de voyages en train, en voiture ou en avion, le suivi des messages et de la communication et le maintien du contact avec le personnel pendant le voyage.

● Tenir et mettre à jour la liste d`inventaire du projet.

● Gérer le système d’archivage de tous les documents financiers, de contrats et du personnel.

● Maintenir une étroite communication avec les partenaires du projet et le personnel du siège.

● Assister le Directeur Régional et le personnel du programme, au besoin, à préparer les listes prévisionnelles d`achats et d`activités techniques pour une planification efficiente et en temps opportun des intrants nécessaires à la mise en œuvre des activités du plan de travail.

● Tenir le Directeur Régional informé de l’évolution des règles et régulations applicables aux opérations dans le pays et l`aider à mener les activités en conséquence.

● Effectuer toute autre tâche au besoin.

 
Description du profil du candidat

 
Qualifications requises:


● Diplôme en gestion des entreprises, comptabilité, finance ou autre domaine pertinent.

● 5-8 ans d’expérience progressive dans le domaine de la gestion comptable, financière et des opérations.

● Expérience de travail avec une organisation international de développement.

● De solides compétences en finances et en comptabilité.

● Connaissances informatiques, notamment Microsoft Word et Excel.

● Expérience avec le logiciel QuickBooks souhaitée.

● Excellentes compétences en communication organisationnelle, écrite et orale. 

● Disposition et capacité à effectuer des voyages sur les sites du projet, au besoin.

● La maîtrise de l`anglais et du français à l`écrit et à l`oral est requise.

● Aptitude à travailler sous une supervision minimale.

● Capacité avérée à planifier à l`avance des actions stratégiques et à les mener à bien de manière efficiente et dans les délais 

● Faire preuve d`esprit d`équipe, de capacité à gérer des tâches multiples, de flexibilité et de respect des délais pour les tâches essentielles.
 
Informations Complémentaires

 
Dossiers de candidature
Toutes les demandes doivent comprendre une lettre de motivation et un curriculum vitae comportant les noms et contacts de trois personnes de référence. 

Les dossiers de candidature, adressés à ALIVE AND THRIVE , doivent avoir pour objet : Responsable Administratitif et Financier
 et envoyer par courriel aux adresses suivantes : aliveandthriveecowas@gmail.com 
La date limite des dépôts de candidature est fixée au 02/04/2020 à 18 H00.
Date expiration: 4/2/2020
Société: ALIVE AND THRIVE

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