Offre d'emploi
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| Référence de l'offre: | ADB/17/536 |
| Pays du poste offert: | Côte d'Ivoire |
| Date: | 1/18/2018 |
| Nombre de position: | 1 |
| Description du poste |
| LE POSTE : Le/la e) de l`administration et du budget a pour mission de fournir un appui opérationnel et technique au Directeur et au département en ce qui concerne les activités administratives, financières et opérationnelles quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement du département et d`aider le Directeur à suivre l`exécution du programme de travail du Département de la communication et des relations extérieures. Le chargé de l`administration et du budget joue un rôle essentiel dans la réalisation des objectifs du département, en ce sens qu`il aide le Directeur à gérer efficacement les questions budgétaires et administratives du département. Les objectifs du poste sont les suivants : - Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de communication de la Banque par une gestion et une utilisation efficaces du budget du département - Contribuer à l`exécution du programme de travail annuel du département grâce à une affectation optimale des ressources - Donner une image professionnelle de la Banque à l`extérieur en répondant le plus rapidement possible aux demandes des fournisseurs - Participer à l`identification des ressources humaines et des équipements requis pour le fonctionnement du département. Fonctions et responsabilités Sous la supervision du Directeur, le/la e) de l`administration et du budget assume les principales fonctions et responsabilités suivantes : I. GESTION DES RESSOURCES - Budget et programme de travail - diriger l`exercice budgétaire triennal glissant du Département de la communication et des relations extérieures de sorte à contribuer en temps utile à la planification et à la budgétisation du programme stratégique annuel, ainsi qu`au processus de contrôle budgétaire au sein du Département - Contribuer aux revues et participer aux réunions auprès du Département de la programmation et du budget sur la gestion des processus budgétaires et la gouvernance institutionnelle - Contrôler la bonne application des règles et procédures budgétaires et des réglementations financières de la Banque - Contrôler l`utilisation judiciedu budget du département appliquer l`analyse coût-avantage pour atteindre les objectifs du programme de travail contribuer à la prise de décisions en mettant à disposition des analyses de risque pertinentes faire preuve d`initiative, lorsque nécessaire, et prendre des décisions en temps opportun dans son domaine de responsabilité et en concertation avec le Directeur - Conseiller la direction sur les priorités en matière de réaffectation budgétaire des ressources lors des revues à mi-parcours ou en tant que de besoin - Coordonner les rapports budgétaires (appels de propositions/rapports trimestriels) et autres rapports ad hoc, ainsi que la collecte des données (ATRS, SRT, KPI) pour la mise en place du système de comptabilité analytique - Contribuer à l`amélioration des processus et procédures budgétaires II. Gestion administrative Participer à l`élaboration et à la soumission du programme de travail du département : - Élaborer un plan concernant les activités de suivi liées aux affaires budgétaires et administratives - Travailler de concert avec les chefs de section pour la mise en œuvre du plan - Mener des études analytiques sur les processus et procédures pour en faciliter la compréhension et les améliorations - Gérer la CARTE (achats par carte de crédit) : contrôler les achats effectués avec la carte par le titulaire, vérifier et approuver toutes les dépenses/relevés de crédit, et assurer l`analyse des dépenses - contrôle de la gestion - rapprochement des achats et des sorties de trésorerie, etc. - Rapprocher le grand livre général et les effets à recevoir des consultants pour s`assurer que les soldes sont conformes et exacts en vue des paiements Acquisitions - Coordonner le recrutement des consultants/des cabinets-conseils conformément aux règles et procédures de la Banque et suivre le paiement des honoraires pour les services rendus - Élaborer les programmes de travail de l`équipe, préparer les estimations des budgets pour l`acquisition des contrats de services requis par la Banque rendre compte de l`utilisation du budget et de l`avancée des programmes - Élaborer et appliquer les procédures de gestion des contrats, d`exécution des contrats et d`administration des contrats - Fournir un appui en matière de gestion des contrats au département - Assurer le suivi et la revue en temps opportun de l`évaluation de la performance des fournisseurs - Veiller à ce que les fournisseurs répondent aux exigences contractuelles obligatoires de la Banque pendant la durée du contrat Gestion des ressources humaines - Servir de point focal administratif du Département des ressources humaines pour les questions de recrutement, de formation et perfectionnement, d`évaluation de la performance, de conception des tâches, de motivation, de conseils, de discipline, d`administration des salaires, en collaboration avec le Département des ressources humaines et le Département de la programmation et du budget déterminer et actualiser les besoins en matière de planification des effectifs veiller au respect des règles, des procédures et des règlements de recrutement dans les processus y afférents coordonner le plan de formation annuel du Département de la communication et des relations extérieures - Gérer le recrutement du personnel sous contrat de courte durée pour le département Gestion des systèmes - Aider à optimiser la bonne gestion des archives, ainsi que le stockage et la recherche d’information au Département de la communication et des relations extérieures - Résoudre en coordination avec le Département des services de technologie de l`information les problèmes liés au système SAP et aux autres systèmes informatiques utilisés par le Département de la communication et des relations extérieures dans l’exécution de son programme de travail - Préparer les rapports spéciaux, les statistiques et les prévisions et exécuter d`autres missions, telles que requises - Collaborer avec l`équipe des ressources humaines pour mettre au point des outils adaptés, afin de remédier aux cas de performance insatisfaisante Activités de collaboration - Représenter le Département de la communication et des relations extérieures dans les réunions de coordination organisées avec d`autres départements sur les questions administratives et financières d`intérêt commun entrant dans le cadre de ses activités - Coordonner le dossier spécial pour les médias invités et la presse lors des Assemblées annuelles - Mettre en place des groupes de travail interfonctionnels avec d`autres domaines d`activités, afin de réaliser des économies et de promouvoir la stratégie de communication - Maintenir l`alignement de la politique de communication sur les besoins opérationnels - Accomplir toutes autres missions similaires requises par le Directeur. |
| Description du profil du candidat |
| Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables - Être titulaire d`au moins un Master ou un diplôme équivalent en administration des affaires, comptabilité, finances ou dans une discipline connexe - Justifier d`au moins cinq (5) années d`expérience professionnelle pertinente Compétences comportementales (cocher les compétences comportementales pertinentes): - Capacité à communiquer aisément avec les autres - Aptitude à résoudre les problèmes - Compétences dans l`orientation client - Capacité à assurer l`efficacité opérationnelle - Aptitudes au travail d`équipe et sens des relations - Capacité à influencer et à négocier - Excellentes aptitudes en matière d`organisation, d`analyse, de coordination et de communication Compétences techniques - Bonne connaissance du processus, des procédures et du système de préparation du budget de la Banque - Solides compétences en rédaction commerciale et en analyse de données - Bonne compréhension des procédures et des pratiques de la Banque en matière de ressources humaines - Capacité à travailler avec précision, de façon méthodique et à respecter les délais - Intégrité et capacité à travailler sous pression et à fournir des services de qualité dans les délais - Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à promouvoir l`amélioration des processus - Capacité à gérer rapidement et efficacement les demandes internes et externes - Bonne compréhension des opérations et des priorités opérationnelles de la Banque - Capacité à évaluer les problèmes et à élaborer rapidement des solutions réalistes aptitude avérée à adopter une démarche multidisciplinaire face aux problèmes - Capacité de jugement développée éprouvée - Solides aptitudes analytiques alliées à une vision stratégique, souci du détail et capacité à travailler sous pression - Être bilingue (lire, écrire, parler) en anglais et en français capacité à communiquer efficacement (à l`écrit et à l`oral) en anglais et en français - Maîtrise de l`utilisation de SAP, SRAS et des logiciels courants de Microsoft (Word, Excel, Access et PowerPoint). |
| Informations Complémentaires |
| CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES. Postuler en ligne en cliquant sur le lien >>https://www.afdb.org/fr/about-us/careers/current-vacancies/administrative-and-budget-officer-pcer0-3344/ Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG |
| Date expiration: 1/22/2018 |
| Société: | BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT |
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