Offre d'emploi
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| Référence de l'offre: | 098/MINUSMA |
| Pays du poste offert: | Mali |
| Date: | 4/20/2018 |
| Nombre de position: | 1 |
| Description du poste |
| PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES Sous la supervision du Chef du Bureau, le/la titulaire du poste sera e) d’accomplir, entre autres, les tâches suivantes: Faire office de point focal pour le Bureau, en ce qui concerne les questions administratives en rapport avec les autres Sections, notamment la Section des ressources humaines, la Section des finances, etc. Accomplir toutes les tâches liées à la fonction d’Assistant(e) administratif (ve), y compris l’archivage des documents etc Fournir l’assistance administrative nécessaire aux membres du personnel du Bureau, notamment préparer et soumettre les demandes de congés, les rapports, et les fiches de présence, etc. Concevoir et mettre à jour un système de classement et d’archivage électronique et physique de documents et correspondances arrivée et départ, en vue d’en faciliter l’accès et la référence en cas de besoin Photocopier et constituer les dossiers du Bureau Préparer les réunions (réception de dossiers, réservation de salle de réunion, copies de documents etc.), Assister les membres du personnel entrant et sortant de la Division dans les procédures administratives liées à la prise de fonction ou de fin de mission Assurer le suivi administratif des documents concernant les missions du personnel du Bureau Rédiger les mémorandums, télécopies et autres correspondances, selon les instructions reçues Convoquer et organiser les réunions internes, les formations et les séminaires, au sein du Bureau Faire la mise à jour du répertoire téléphonique du bureau et en assurer le suivi Mener des activités de sensibilisation, collecter, analyser les informations et faire des présentations sur les sujets et/ou activités assignés Coordonner, planifier et participer aux réunions et préparer les minutes des réunions. Tenir l’agenda des rendezvous, conférences, téléconférences et des voyages du personnel du bureau Accomplir toute autre tâche, dans le cadre de ses compétences, à la demande du Chef du Bureau. |
| Description du profil du candidat |
| COMPETENCES Professionnalisme : Bonnes capacités à exploiter les outils de gestion des données en administration des projets. Posséder les notions de base en matière de règles et règlements de l’Organisation ainsi que des procédures requises pour porter assistance aux clients. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d`honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d`obtenir les résultats escomptés agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels persévérer face aux obstacles et aux difficultés garder son calme dans les situations de crise prendre la responsabilité de transversalité la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à définir clairement les buts compatibles avec les stratégies convenues aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu aptitude à tirer le meilleur parti du temps disponible. Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l`Organisation solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs. QUALIFICATIONS, APTITUDES & EXPERIENCE REQUISES Formation : Etre titulaire du baccalauréat ou d’un diplôme équivalent. Expérience : Avoir au moins trois (3) années d’expérience professionnelle dans l’administration avec une bonne connaissance des outils de gestion. Une bonne connaissance des procédures administratives, des statuts, règles et règlements des Nations Unies serait un atout. Langues: L’anglais et le français sont les deux langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit est indispensable. La connaissance de la/les langues locales est un atout. Autres : Avoir de bonnes connaissances en informatique et une parfaite maîtrise des logiciels standards (Microsoft Word, Microsoft Excel etc.). Pouvoir faire preuve d’esprit d’équipe et d’initiative et avoir le sens de la confidentialité. |
| Informations Complémentaires |
| Dépôt des candidatures: 1 Les personnes intéressées et ayant les qualifications requises sont appelées à soumettre leurs candidatures comprenant (i) le formulaire actualisé de notice personnelle des Nations Unies (P11), (ii) une lettre de motivation et (iii) les attestations faisant foi des expériences antérieures à l’adresse de courriel minusmarecruitment@un.org ou déposer directement au bureau de la MINUSMA à Gao et à Ménaka au plus tard le 30 avril 2018. 2 Tous autres formulaires et attestations soumis après que le candidat a été recruté ne seront pas acceptés. 3 Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courriel le numéro de l’avis de vacance : MINUSMA-L-082-18 UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE 4 Le présent avis de vacance de poste est disponible sur notre site web à l’adresse suivante : www.minusma.unmissions.org. Avis Important : 1. En conformité avec la politique des Nations Unies sur l’équilibre du genre, LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGÉES. 2. TOUS LES CANDIDATS INTERNES/MEMBRES DU PERSONNEL RECRUTÉS AU NIVEAU GL-2 NE SONT PAS ELIGIBLES AU GRADE GL-4. 3. Les candidats retenus seront contactés pour passer un TEST ÉCRIT et DES EVALUATIONS DE COMPETENCES. 4. CE POSTE EST OUVERT UNIQUEMENT AUX PERSONNES DE NATIONALITE MALIENNE. |
| Date expiration: 4/30/2018 |
| Société: | CONSEIL NORVEGIEN POUR LES REFUGIES |
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